L’amministrazione di una Pro Loco prevede una serie di adempimenti di carattere legislativo e fiscale e la tenuta di libri sociali e documenti che tracciano l’attività della Pro Loco. Di seguito una sintesi dei principali adempimenti da osservare per una corretta gestione.
LIBRI SOCIALI
I libri sociali permettono di conferire trasparenza e legalità nelle decisioni che vengono prese dai vari organi sociali. I libri sono:
- Libro dei Soci Contiene le informazione dei soci facenti parte dell’associazione, che, nel loro complesso, costituiscono l’assemblea. Vi si annota anche il rinnovo del tesseramento annuale ed è il libro a cui fare riferimento per stabilire la validità delle adunanze dell’assemblea.
- Il libro verbale dell’Assemblea dei soci
È il libro in cui vengono riportati i verbali delle assemblee dei soci, ordinarie o straordinarie, in ordine cronologico. Costituisce la storia ufficiale dell’associazione e reca memoria dell’approvazione dei bilanci e dell’elezione delle cariche.
- Il libro verbale del Consiglio di Amministrazione
È il libro in cui vengono riportate le decisioni prese dal Consiglio di amministrazione. Viene anch’esso redatto in ordine cronologico su pagine numerate. È la memoria dell’operatività delle associazioni e riporta le decisioni prese dal Comitato, sia nel suo complesso che come insieme di singoli individui.
- Il libro verbale altri organi collegiali
Anche per gli altri organi previsti, vale a dirsi, l’Organo di Controllo e il Collegio dei Probiviri devono avere un proprio libro sociale ove custodire i verbali delle riunioni svolte
BILANCIO CONSUNTIVO
La Pro Loco ha l’obbligo di redigere e approvare ogni anno il rendiconto economico e finanziario. Lo Statuto prevede, infatti, tra i compiti del Consiglio Direttivo quello di redigere il rendiconto economico e finanziario annuale. Il Bilancio Consuntivo va revisionato dall’organo di revisione e quindi approvato dall’Assemblea dei Soci. La tenuta della contabilità è anche una forma di trasparenza nei confronti dei soci e serve a dimostrare che l’associazione non opera con scopo di lucro.
REGIME FISCALE
Le Pro Loco appartengono alla categoria degli enti non commerciali, ma possono svolgere attività commerciale residuale purché questa sia strettamente collegata alla realizzazione delle attività istituzionali come definite dallo statuto. Nel caso in cui la Pro Loco svolga attività commerciale, anche occasionale, dovrà dotarsi obbligatoriamente di partita IVA. Va ricordato che gli utili di questa attività non possono essere ridistribuiti tra i soci e vanno reinvestiti ai fini degli scopi associativi.
Con l’attribuzione della Partita IVA la Pro Loco deve necessariamente scegliere un regime contabile. Il Regime Forfetario previsto dalla legge 398/91 è in assoluto il più adeguato per le associazioni Pro Loco. Gli altri Regimi, di contabilità ordinaria o semplificata, a differenza del Forfetario 398, richiedono l’appoggio di un commercialista e aggiungono costi alla gestione dell’associazione.
Il Regime Forfettario 398/91 prevede una serie di adempimenti riguardo la classificazione della documentazione contabile, il calcolo e il pagamento delle imposte. A tale proposito si veda la pagina dedicata agli Adempimenti Fiscali
PUBBLICAZIONE ONLINE DEI CONTRIBUTI PUBBLICI RICEVUTI
La Legge 4/8/2017 N. 124 – art. 1, commi 125/129 prevede ai fini della trasparenza e pubblicità la pubblicazione delle informazioni relative a sovvenzioni o contributi ricevuti da Enti Pubblici (Regione, Comune, Unione di Comuni, Provincia, Consorzi Pubblici) applicando il criterio di cassa.
Le informazioni da pubblicare sono le seguenti:
- Contributi, sovvenzione e corrispettivi a fronte di convenzioni;
- Valore del comodato d’uso gratuito di immobili di proprietà pubblica
- Valore di utenze (energia, gas, acqua) degli immobili in uso alla Pro Loco ma intestati all’Ente Pubblico
- Valore dell’occupazione del suolo pubblico per manifestazioni se concesso a titolo gratuito
La Pubblicazione deve avvenire sul sito internet della Pro Loco o sulle pagine social o, in assenza di entrambe sul sito di UNPLI Liguria APS.
Il formato da utilizzare è il seguente:
1. Denominazione e codice fiscale dell’Ente non Commerciale.
2. Denominazione dell’Ente erogante (Comune, Provincia, Regione ecc.)
3. Somma incassata – specificatamente per ogni singolo rapporto giuridico
4. Data di incasso
5. Causale
CONTRIBUTO 5 X 1000
Le Pro Loco iscritte al Registro Nazionale o Regionale delle Associazioni di Promozione Sociale possono accedere al riparto del contributo del 5 per mille riservato agli enti di volontariato, attraverso la procedura di accreditamento prevista dalla agenzia delle entrate.
L’istanza di accreditamento ai fini del riparto del contributo del 5 per mille contiene l’autocertificazione resa dal rappresentante legale dell’ente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, relativa alla sussistenza dei requisiti. Di conseguenza l’ente richiedente non è tenuto a presentare una successiva e separata dichiarazione sostitutiva ai fini dell’attestazione dei requisiti per l’accesso al contributo.
Le disposizioni in materia possono subire variazioni di anno in anno. Per queste ragioni si invita a consultare il sito della Agenzia delle Entrate nella sezione contributo 5 x 1000 alla voce Enti di Volontariato.
Il D.D. n. 488 del 22 settembre 2021 di adozione, ai sensi dell’art. 16, comma 1 del DPCM 23 luglio 2020, dei modelli di rendiconto relativi all’utilizzo del contributo cinque per mille. Di seguito viene messa a disposizione la nuova modulistica da utilizzare per la rendicontazione del contributo a partire dall’anno finanziario 2020, accompagnata dalle relative linee guida.
Tutti i soggetti beneficiari, indipendentemente dall’ammontare dell’importo percepito, hanno l’obbligo di redigere il rendiconto e la relativa relazione illustrativa entro 12 mesi dalla data di percezione del contributo (articolo 16, comma 1), con obbligo di conservare la documentazione presso la propria sede per 10 anni decorrenti dalla data di redazione del rendiconto.I soggetti beneficiari di contributi pari o superiori a € 20.000,00 hanno altresì l’obbligo di trasmettere il rendiconto e la relazione illustrativa entro 30 giorni dalla data ultima prevista per la redazione. Gli originali dei giustificativi dovranno essere esibiti in caso di eventuale verifica amministrativo-contabile disposta dagli organi competenti.